تطبيق وأتمتة الإدارة المؤسسية للمشاريع
شركة تخدم جهات حكومية ومستثمرين مؤسسيين كانت تدير نشاط مشاريعها يدوياً وتفوّت مواعيد نهائية مرتبطة بغرامات. وثّقنا العملية وأتمتناها وبنينا لوحات المؤشرات التي كانت الإدارة تفتقر إليها.
التحدي
كان العميل ينفذ أنشطة المشاريع ومهامها يدوياً بأدوات محدودة للتواصل وتوزيع المهام. ولم يكن لدى الفريق إجراء موثق وواضح لإدارة المشاريع، ما جعله ينشغل يومياً بالمهام العاجلة والفورية. وقد قلّل غياب الأتمتة الإنتاجية والأداء، فتسبب في تفويت مواعيد نهائية كبرى وفي غرامات في أكثر من مناسبة. وحكمت المشروعَ ثلاثة قيود: غياب توثيق العمليات القائمة، ومحاولة أتمتة سابقة فاشلة أضرّت بالثقة، وموارد محدودة ومثقلة بالأعباء.
منهجية العمل
المرحلة الاستكشافية: مقابلات موسّعة مع أصحاب المصلحة لتقييم عمليات تأسيس الصناديق وإدارتها القائمة، وتحديد كل خطوة ونشاط وتسلسل ومرحلة، إضافة إلى الأدوار والمسؤوليات في إدارة العقارات.
إعادة تصميم سير العمل وتمثيله بصرياً: تمثيل سير العمل القائم مع إبراز نقاط الألم والاختناقات والمخاطر، ثم إعادة تصميمه باعتماد أصحاب المصلحة، وإنتاج مخطط انسيابي متكامل وبنية حفظ مستندات جديدة ومستندات مدخلات ومخرجات محددة ونماذج وقوالب جديدة.
الأتمتة ولوحات المؤشرات: تقييم عدة أنظمة لإدارة العمل بأسلوب معياري بالتعاون مع إدارة تقنية المعلومات، وتهيئة النظام المختار، وترحيل المشاريع القائمة بحسب حالتها، وبناء لوحات مؤشرات للإدارة تُظهر المقاييس ومؤشرات الأداء آنياً.
التدريب والاختبار والإطلاق: جلسات تدريب متعددة لجميع المستخدمين وجلسات مخصصة للإدارة العليا، واختبار سير العمل عبر دورة حياة مشروع كاملة وضبطه وفق الملاحظات، والمساعدة في توظيف مدير مشاريع، وثلاثة أشهر من الدعم بعد انتهاء المشروع.
النتائج
- جرت أتمتة توزيع المهام وتتبع التقدم وإنتاج التقارير، ما رفع الإنتاجية وأداء الفريق وقلّل المواعيد المفوّتة.
- حصل الفريق على رؤية آنية لحالة المشاريع والمهام المسندة.
- مكّنت لوحات المؤشرات والتقارير الجديدة الإدارة من اتخاذ قرارات مبنية على المعلومات واتخاذ إجراءات تصحيحية استناداً إلى بيانات آنية.
- سُلّم المشروع في موعده وضمن ميزانيته، وبأقل قدر من التعطيل للعمليات الجارية.
هندسة العمليات
رسم عملياتك الأساسية من البداية إلى النهاية، وتوحيدها عبر الفروع، وتوثيقها، بحيث لا يبقى التنفيذ رهناً بمن يوجد في القاعة.
الأنظمة والتشغيل الرقمي
إشراف مستقل على برامج أنظمة المؤسسات. نحدد المتطلبات، ونُلزم المورّد بها، ونرتب مراحل العمل بحيث تسبق البنية الأداة.
التدريب المؤسسي
نقل القدرات بما يبقي البنية الجديدة قائمة بعد انتهاء المشروع.
ابدأ بحديث، لا بعرض سعر.
أخبرنا بما يجري في الشركة. إن لم نكن الجهة المناسبة، سنقول ذلك ونرشدك إلى جهة أفضل. وإن كنا الجهة المناسبة، فستخرج من الحديث بقراءة للمشكلة أوضح مما دخلت به.
ابدأ الحديث